AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming – Kamerkoor Tourdion

Ook een koorvereniging als Tourdion moet meegaan met de nieuwe inzichten omtrent gegevensbescherming. Daarom volgt nu een opsomming van de privacygevoelige gegevens van de leden en van de dirigent en hoe we daarmee omgaan.

Persoonlijke gegevens

Persoonlijke gegevens komen alleen voor op onze site TOURDIONDELFT.NL. Ze staan op een ‘alleen leden’ pagina en worden beschermd door een gebruikersnaam en een wachtwoord. Deze toegangscodes worden door de webmaster Luc Soethout aan de nieuwe leden persoonlijk meegedeeld. Ze worden nooit aan anderen verstrekt. Hooguit kunnen ex-leden de ledenpagina blijven bezoeken.

Een andere oplossing kan zijn om elke keer als een lid opstapt nieuwe toegangscodes af te spreken. Beter is nog om de leden zelf in staat te stellen een persoonlijk wachtwoord in te stellen. Dit wordt nog onderzocht.

Welke gegevens staan er op deze ledenpagina? Alle leden kunnen ze zelf bekijken. Het betreft adressen, email- en telefoonnummers. Dit is ooit zo opgezet als ‘telefoonboom’. Het blijkt, meer en meer, mogelijk dat het internet kan worden geblokkeerd en dat e-mails niet doorkomen. E-mail is onze gewone manier van communiceren. Als dat tijdelijk niet werkt kunnen we telefoneren of op huisbezoek gaan.

Deze lijst wordt in verschillende vormen gepresenteerd: pdf, excel werkblad en internet pagina maar is inhoudelijk één lijst.

Elk lid kan zelfstandig naar de ledenpagina gaan en de info bekijken.

Als er persoonlijke bezwaren zijn kan dat lid dit melden bij de webmaster en verzoeken de bezwaarlijke info te verwijderen.

Privacy gevoeligheid van foto’s

Het betreft geen foto’s op de ledenpagina maar op de home page. Deze foto’s worden geplaatst om bekendheid te geven aan optredens, in de ruimste zin, van ons koor. We willen graag ons laten zien als koor om te demonstreren wat we kunnen, om publiek aan te trekken en aan ons te binden voor nieuwe concerten. Bovendien willen we het publiek interesseren om met ons mee te gaan zingen. Daarmee kunnen we onze muziek verbreiden en ons koor laten groeien.

De privacy van de individuele zangers noodzaakt ons nu aan de afgebeelde deelnemers vooraf toestemming te vragen voor de publicatie op de homepage. De gegevens die erbij geplaatst worden zijn plaats en tijd van het optreden. Persoonsnamen zetten we er tot heden niet bij en dat gaan we in de toekomst niet doen.

Het is misschien een idee om een beperkt aantal foto’s op de homepage te zetten en nieuwe foto’s voordat ze naar de homepage gaan een tijdje op de ledenpagina zodat ieder lid voor zichzelf kan bepalen of een foto naar de homepage mag.

Elk lid kan het voor zichzelf aangeven bij de webmaster en deze zal de beslissing uitvoeren.

Andere privacy gevoelige problemen kunnen door elk lid naar voren worden gebracht bij het bestuur of in algemene ledenvergadering (ALV). Het bestuur zal een nieuwe maatregel net als deze regeling in de ALV behandelen en die zal dan aangenomen of verworpen worden.

Akkoord door de leden

Deze AVG regeling is besproken en geaccepteerd op de ALV van 5 juli 2018 en zal ter inzage zijn op de site TOURDIONDELFT.NL.