Algemene Verordening Gegevensbescherming – Kamerkoor Tourdion
Ook een koorvereniging als Tourdion moet meegaan met de nieuwe inzichten omtrent gegevensbescherming. Daarom volgt nu een opsomming van de privacygevoelige gegevens van de leden en van de dirigent en hoe we daarmee omgaan.
Persoonlijke gegevens
Persoonlijke gegevens komen alleen voor op onze site TOURDIONDELFT.NL en in een besloten WhatsApp-groep.
Op de website staan persoonlijke gegevens op ‘alleen voor leden’ pagina’s en worden beschermd door een unieke combinatie van een gebruikersnaam en een wachtwoord voor elk lid. Deze toegangscodes worden door de webmaster aan de nieuwe leden persoonlijk meegedeeld. Ze worden nooit aan anderen verstrekt.
Indien gewenst kan een lid zelf een ander wachtwoord kiezen. Wanneer een lid het lidmaatschap opzegt verwijdert de webmaster de toegang tot de ‘alleen leden’ pagina’s.
Welke gegevens staan er op deze ledenpagina? Alle leden kunnen deze zelf bekijken. Het betreft voor- en achternaam, huisadres, emailadres en (mobiele) telefoonnummers. E-mail is onze gewone manier van communiceren. Als dat tijdelijk niet werkt kunnen we telefoneren of op huisbezoek gaan.
Deze lijst wordt in verschillende vormen gepresenteerd: PDF-document, Excel-werkblad en internetpagina maar is inhoudelijk één lijst.
Elk lid kan zelfstandig naar de ledenpagina gaan en de info bekijken.
Als er persoonlijke bezwaren zijn kan dat lid dit melden bij de webmaster en verzoeken de bezwaarlijke info te verwijderen.
Voor last-minute communicatie maakt het koor ook gebruik van een WhatsApp-groep. Hierin staan alleen mobiele telefoonnummers. De WhatsApp-groep wordt alleen gebruikt voor urgente mededelingen die niet op tijd via de andere kanalen kunnen worden verspreid.
Privacy gevoeligheid van foto’s
Het betreft geen foto’s op de ledenpagina maar op de home page. Deze foto’s worden geplaatst om bekendheid te geven aan optredens, in de ruimste zin, van ons koor. We willen graag ons laten zien als koor om te demonstreren wat we kunnen, om publiek aan te trekken en aan ons te binden voor nieuwe concerten. Bovendien willen we het publiek interesseren om met ons mee te gaan zingen. Daarmee kunnen we onze muziek verbreiden en ons koor laten groeien.
De privacy van de individuele zangers noodzaakt ons nu aan de afgebeelde deelnemers vooraf toestemming te vragen voor de publicatie op de homepage. De gegevens die erbij geplaatst worden zijn plaats en tijd van het optreden. Persoonsnamen zetten we er tot heden niet bij en dat gaan we in de toekomst niet doen.
Het is misschien een idee om een beperkt aantal foto’s op de homepage te zetten en nieuwe foto’s voordat ze naar de homepage gaan een tijdje op de ledenpagina zodat ieder lid voor zichzelf kan bepalen of een foto naar de homepage mag.
Elk lid kan het voor zichzelf aangeven bij de webmaster en deze zal de beslissing uitvoeren.
Andere privacy gevoelige problemen kunnen door elk lid naar voren worden gebracht bij het bestuur of in algemene ledenvergadering (ALV). Het bestuur zal een nieuwe maatregel net als deze regeling in de ALV behandelen en die zal dan aangenomen of verworpen worden.
Akkoord door de leden
Deze AVG regeling is besproken en geaccepteerd op de ALV van 18 juli 2019 en zal ter inzage zijn op de site TOURDIONDELFT.NL.